I dagens økonomiske klima kan selv én ubetalt faktura skape store utfordringer for en virksomhet. Den kan svekke kontantstrømmen og i verste fall true selskapets eksistens. Inkasso er derfor ikke bare en siste utvei – det er et strategisk verktøy for å beskytte virksomheten mot betalingsforsinkelser og insolvens. Her er våre beste tips for hvordan du kan håndtere ubetalte fordringer før de utvikler seg til tap.
Lengre kredittider, hyppigere betalingsforsinkelser og økende volum av ubetalte fakturaer. Å innvilge kreditt er fortsatt vanlig praksis i de fleste land rundt om i verden. Og det er det gode grunner til: B2B-kreditt er den viktigste finansieringskilden for handel. I dag opplever 85 % av selskapene ubetalte fakturaer, uavhengig av størrelse eller bransje. Betalingsmislighold utgjør 25 % av konkursene og kan ha betydelig innvirkning på kontantstrømmen, resultatene og forretningsutviklingen. Alle disse faktorene gjør inkasso til et strategisk verktøy for å beskytte virksomheten din.
Automatiser betalingspåminnelser
Dette er et av de enkleste og rimeligste tiltakene som kan iverksettes. Det er enkelt: bare gjør det til en vane. Før en faktura forfaller, sender du kunden en påminnelse via telefon eller e-post. Noen ganger er en enkelt påminnelse nok til å utløse betaling.
Dette er også en måte å bygge et forhold til kjøperen på og komme i forkant av eventuelle forglemmelser fra deres side. Regelmessig oppfølging minner kundene om forpliktelsene deres og sikrer åpen kommunikasjon.
understreker Joanne Jarre, inkassosjef hos Coface France
Disse påminnelsene er viktige fordi de:
- Gir innsikt i skyldnerens økonomiske situasjon: hvis en skyldner ber om betalingsutsettelse, kan dette tyde på at vedkommende har økonomiske vanskeligheter, og det kan være lurt å være mer proaktiv i inkasso og betalingsoppfølging.
- Avdekker eventuelle feil eller uenigheter: Dette gir deg muligheten til å løse dem raskt før det utvikler seg til en konflikt, og sikrer betaling av gjelden så snart som mulig.
Proaktiv håndtering og handlekraft – nøkkelen til suksess
Selv i den minnelige fasen, er rask handling og handlekraft nøkkelen til vellykket inkasso! Fordi hver dag teller, er det ingen grunn til å vente: så snart en faktura forfaller, anbefales det å iverksette en inkassoprosedyre.
Unngå å stole blindt på gode relasjoner, da dette kan føre til enda lengre betalingsforsinkelser. Uten å ødelegge det kommersielle partnerskapet, er målet å være årvåken på dette området og forutse ubetalte fakturaer og betalingsmislighold så langt det er mulig.
sier Joanne Jarre.
Følg opp skyldnerne dine
Selv om en kunde har skyldt deg penger i flere måneder eller til og med år, betyr ikke det at han ikke vil kunne betale deg om noen dager! Hold jevnlig kontakt – gjerne med korte, hyppige oppdateringer. Ring debitorene dine for å sjekke hvordan situasjonen deres utvikler seg og om de betaler gjelden sin. Vær forståelsesfull, men tydelig på forventningene dine.
Akkurat nå har kanskje debitor ikke den nødvendige kontantstrømmen, men det kan godt hende at han mottar betalinger i løpet av de nærmeste dagene, slik at han kan betale sin utestående gjeld. Ved å holde deg oppdatert, er målet å være den første kreditoren som får betaling fra debitor så snart de nødvendige midlene er tilgjengelige.
analyses Joanne Jarre.
Samarbeid internt og tilby løsninger!
I den minnelige fasen kan du søke støtte internt i selskapet, for eksempel ved å involvere selgeren som har ansvar for debitoren.
Dette kan være nyttig fordi selgeren kan ha annen innsikt om kunden og deres prioriteringer, og dermed kan hjelpe deg med å identifisere de personene som er ansvarlige for leverandørbetalinger.
forklarer Joanne Jarre.
Alternatively, you can consider other negotiation tools:
- Ny ordre mot gammel gjeld: utnytt nye ordrer fra debitor for å sikre betaling av gammel gjeld.
- Betalingsavtaler: tilby debitor en avtale og en betalingsplan for å sikre en minnelig løsning og betaling.
Ikke undervurder dokumentasjon
Dokumentasjon er ofte en forsømt del av inkassoprosessen, men den er helt avgjørende. Spesielt siden en inkassosak ikke bare handler om fakturaer! Leveringsbekreftelser, bevis på utført arbeid: All vellykket inkasso er avhengig av grundig arbeid for å sikre riktig dokumentasjon.
Disse elementene er ekstremt viktige for å bevise gjeldens gyldighet og forutse eventuelle tvister om tjenesten som skyldneren har levert. På lengre sikt, og i tilfelle forenklet tvangsfullbyrdelse, er det mye mer sannsynlig at en godt dokumentert sak vil føre til at dommen blir fullbyrdet raskere.
påpeker Joanne Jarre.
Vær formell når det trengs
Hvis kunden ikke svarer på dine uformelle henvendelser, bør du sende et inkassovarsel. Oppgi at du vil iverksette forliksklage eller begjære utlegg via namsfogden dersom fakturaene ikke blir betalt innen en angitt frist, samt oppgi forsinkelsesrenter.
Slike formelle varselbrev, har stor betydning for utfallet av inkassoprosessen. Disse offisielle dokumentene minner kunden om deres forpliktelser og viser at du mener alvor. Hvis du fremdeles ikke mottar betaling for fakturaen, finnes det andre muligheter, for eksempel et forhåndsvarsel, en betalingspåminnelse, enkel tvangsfullbyrdelse via namsfogden eller en forliksklage (eller stevning til tingretten ved behov). Dette er vanligvis veldig effektivt.
Det er viktig at all kontakt med skyldneren formaliseres skriftlig. I en eventuell rettsak kan bevis fremlegges på alle måter: selv en e-post kan godtas i en rettslig prosess for inndrivelse av fordringen.
sier Joanne Jarre.
Vårt beste råd: overlat inkasso til en ekspert
Som du ser, kan intern inkasso være kjedelig, tidkrevende og innebærer mange prosedyrer og formaliteter - uten noen garanti for at du lykkes. Dessuten er sjansen for å få inn pengene mindre jo eldre fordringen er.
Som en ledende aktør innen håndtering av kredittrisiko, forbedrer våre inkassotjenester dine sjanser for å få betalt betydelig. Våre 200 lokale eksperter og 250 juridiske partnere inndriver ubetalte fordringer i 190 land. Basert på inngående kjennskap til lokale markeder, lovgivning og betalingsadferd prioriteres minnelige løsninger. En ekstra bonus er at du bevarer forholdet til kunden og at du kun betaler når vi lykkes.
Oppdag våre inkassotjenester og ta kontakt med våre eksperter nå.
