Inkasso forbindes ofte med konflikt eller som et rent virkemiddel for å sikre kontantstrøm. Men en minnelig tilnærming til innkreving trenger ikke å være konfliktfylt. Når du møter kunden med forståelse, respekt og tar hensyn til deres situasjon, kan det spille en avgjørende rolle for å bevare et godt kundeforhold. Her får du ekspertråd, erfaringer og praktiske eksempler som hjelper deg å få inn utestående beløp – uten å sette forretningsforbindelsen i fare.
God kommunikasjon og skreddersydd strategi: nøkkelen til vellykket minnelig inkasso
I en global økonomi der forretningsrelasjoner er selve grunnlaget for vekst, er inkasso en stor utfordring for mange virksomheter. For ledere og økonomiansvarlige er det et viktig verktøy for å sikre finansiell stabilitet og motstandskraft i møte med økonomiske svingninger. Inkasso krever en balansegang mellom effektivitet og diplomati – hvordan krever du inn gjeld uten å ødelegge relasjoner som kanskje har vart i flere tiår? Svaret ligger i en vennlig, kulturelt tilpasset og strategisk gjennomtenkt tilnærming.
Minnelig inkasso handler om langt mer enn å sende en betalingspåminnelse eller forhandle om en løsning. Det krever innsikt i debitorens situasjon og omgivelser. Forretningskultur, betalingsvaner, lovverk og forhandlingsteknikker varierer fra land til land – og kan være avgjørende for hvor raskt og effektivt du får inn pengene. I tillegg kommer språkbarrierer, ulike kommunikasjonsformer og etiske normer som kan føre til misforståelser og svekke relasjonen til kunden. Det som oppfattes som profesjonelt i én kultur, kan virke støtende i en annen. Alt dette påvirker hvordan du bør nærme deg debitor – og hvor vellykket innkrevingen blir.
I Nord-Europa og i Tyskland fungerer ofte direkte og faktabasert kommunikasjon best, da det oppfattes som profesjonelt. I Asia og India, er personlige relasjoner viktigere enn kontraktsmessige detaljer. Her foretrekkes en mer indirekte og høflig tilnærming for å bevare harmoni og respekt – og øke sjansen for å få betalt.
- Thierry Gasnier, Group Debt Collection Director.
Denne virkeligheten gjør det nødvendig å tilpasse innkrevingsstrategien etter marked og debitorprofil. Det er avgjørende for å bygge tillit og sikre at kunden følger opp. Det øker ikke bare innkrevingsgraden, men gir også en mulighet til å styrke relasjonen – og unngå at en forsinket betaling utvikler seg til en større konflikt.
Forbered innkrevingen allerede ved oppstart av kundeforholdet
For å sikre betaling bør du tenke på innkrevingsprosessen allerede i kontraktsfasen. Det innebærer å definere og kommunisere betalingsbetingelser, konsekvenser ved forsinket betaling og hvilke tiltak som kan iverksettes. Slike forebyggende tiltak skaper tillit tidlig i kundeforholdet – og gir deg et godt utgangspunkt for å løse eventuelle betalingsproblemer på en smidig måte.
Denne åpenheten bør gjelde hele veien. Det betyr at du holder kunden løpende informert om hva som skjer, hvilke frister som gjelder og hvilke muligheter som finnes. En slik proaktiv kommunikasjon bidrar til å bevare dialogen og relasjonen – selv når situasjonen er krevende.
Å være åpen betyr at vi inviterer til dialog fra første stund. Det forebygger misforståelser og viser debitor at vi ønsker å finne en løsning sammen. Når kunden føler seg rettferdig behandlet – og ikke bare blir møtt med krav – er de langt mer villige til å samarbeide.
- Ayham Ghandour – Receivable Manager, Coface Middle-East.
Uenigheter: bak hver ubetalt faktura finnes en historie
Uenigheter er ofte den største utfordringen i en minnelig inkassoprosess. Men før man kan løse en konflikt, må man forstå hva som faktisk ligger bak den ubetalte fakturaen – og finne løsninger som begge parter kan akseptere.
– «I de fleste tilfeller ligger det en emosjonell komponent bak konflikten. Partene har gjerne diskutert saken tidligere og står fast på sitt. Ofte skjuler konflikten midlertidige likviditetsproblemer som debitor nødig vil innrømme. Derfor er det viktig å lytte og forstå hva som egentlig foregår. Selv i konfliktfylte saker fører en respektfull tilnærming og aktiv lytting som regel til en løsning.»
– Thierry Gasnier, Group Debt Collection Director
Dinesh Singh fra det indiske konsernet Blue Star, som har brukt Cofaces inkassotjenester i flere år, understreker hvor viktig det er å balansere god kontantstrøm med langsiktige kundeforhold. Blue Star er over 100 år gammelt og har hatt noen av sine kunder i mer enn 50 år!
Inkasso handler ikke bare om penger – det er en del av relasjonen til forretningspartneren. Åpenhet og empati er avgjørende i alle faser av prosessen.
- Dinesh Singh, Associate Vice President Finance, Blue Star.
Denne holdningen bidrar sterkt til å unngå at saken ender i rettssystemet – noe som ofte vil ødelegge kundeforholdet for godt.
Et konkret eksempel
En saudiarabisk kunde av Coface krevde inn et stort beløp fra en amerikansk debitor, og sendte en e-post som ble oppfattet som upassende og truende. En av lederne i det amerikanske selskapet, som var kopiert inn i e-posten, nektet deretter å betale. Den saudiarabiske kunden ønsket å gå rettens vei, men Cofaces lokale team i USA anbefalte å sende en ny e-post – med en mer tilpasset tone og fokus på løsninger. Resultatet? Gjeld ble betalt – innen 48 timer!
Data og fremtidsrettet analyse: forutse betalingsproblemer før de oppstår
Bruken av data og ny teknologi gir i dag kraftige verktøy for å tilpasse salgsstrategien og forutse risiko for betalingsmislighold. Men hvilke data bør man stole på – og hvordan kan de brukes til å forutsi om en kunde vil betale?
Sanntidsanalyse av betalingsatferd endrer måten vi håndterer risiko på. Med tilgang til et unikt globalt datagrunnlag, utvikler Coface løsninger som Selectio, som hjelper selskaper med å oppdage tidlige tegn på betalingsproblemer – og handle før situasjonen forverres.
– «Hos Coface fokuserer vi på fakta og datadrevet innsikt. Med 80 års erfaring har vi omfattende kunnskap om betalingshistorikk. Vi bruker denne innsikten til å overvåke endringer i betalingsatferd i sanntid. Det gjør at vi kan fange opp tidlige varselsignaler – som forsinkede betalinger, hyppige tvister om fakturaer eller uvanlige endringer i ordremønstre.»
– Ayham Ghandour, Receivable Manager, Coface Middle East
Ved å overvåke slike signaler kan selskaper beskytte seg mot ubetalte fakturaer før de oppstår – og gå fra reaktiv til forebyggende inkasso. Dette styrker kontantstrømmen og bevarer tilliten i kundeforholdet.
Din inkassoreise starter her
Ikke la utestående krav svekke kontantstrømmen eller forstyrre driften. Ved å samarbeide med en ledende aktør innen kredittstyring og et globalt nettverk av lokale eksperter, kan du sikre økonomisk stabilitet – samtidig som du tar vare på relasjonene til dine forretningspartnere.
Ta kontroll over din minnelige inkassoprosess med Coface.
Kontakt våre eksperter i dag for å finne den Coface-løsningen som passer din virksomhet.
